مدیران ارشد کسبوکارها بیش از پیش به اهمیت حضور و دیده شدن در محیط کار پی بردهاند؛
اتاق خصوصی رئیس ؛ ضرورت یا تشریفات؟
براساس گزارشی از گروه پژوهشهای محیط کار «لیزمن» در سال ۲۰۱۵، حدود ۱۲ درصد کارکنان اداری موسوم به یقهسفیدها یک اتاق کار خصوص داشتند. این رقم تا سال ۲۰۱۹ به ۶ درصد سقوط کرد و اکنون به ۳درصد رسیده است. البته این رقم برای رهبران سازمانی ارشد بالاتر است (۷ درصد). همچنین آمار و ارقام در هر صنعت و حوزه اقتصادی با یکدیگر فرق دارد. آژانسهای مالی و سرمایهگذاری به همراه مشاوران کسبوکار، از جمله حوزههایی هستند که بیشترین تعداد اتاقهای کار خصوصی را استفاده میکنند. در طرف دیگر، شرکتهای فناوری و بیمه کمترین تعداد را دارند.
فضای کار خصوصی و عمومی
معماران و طراحان فضای اداری میگویند که هر روز شرکتهای بیشتری تمایل پیدا میکنند بهترین قسمتهای ساختمانهای خود را به طراحی فضای کاری اشتراکی اختصاص دهند که همه کارکنان بتوانند از چشمانداز و ویژگیهای برتر آن فضا لذت ببرند؛ نه آنکه دفتر رئیس را آنجا بسازند.
همچنین برخی شرکتها محل کار اعضای هیاتمدیره خود را از طبقات بالای ساختمانها به طبقات پایینتر منتقل میکنند.
به عنوان مثال، در دفتر مرکزی جدید بانک سرمایهگذاری جیپیمورگان در خیابان پارک منهتن، نیویورک، اتاقهای خصوصی اعضای هیاتمدیره از جمله جیمی دیمون، اتاق رئیس هیاتمدیره، در طبقات بالا نیست.
در عوض، فضای طبقات بالا به مرکز مشتریان بانک برای جلسات و سرگرمیها اختصاص یافته است. این ساختمان که توسط شرکت معماری فوستر و شرکا طراحی شده و در اکتبر گذشته گشوده شده است، اتاقهای خصوصی کمتری نسبت به گذشته دارد؛ اتاقهایی که همچنین در بهترین نقاط ساختمان نیستند و از پنجرهها فاصله دارند. پگی روث، مدیر دیدگاهها و پژوهشهای شرکت لیزمن دلیل این روند را توضیح میدهد: با توجه به رواج دورکاری و جدول کار ترکیبی که کارکنان فقط درصدی از روزهای کاری خود را در محل کار میگذرانند، محبوس کردن خود در یک اتاق و دور از دیگران، توجیه ندارد. «تصور کنید که فقط چند روز در ماه را حضوری کار میکنید. در این چند روز، منطقی نیست که مسیری طولانی برای رسیدن به شرکت طی کنید و سپس در اتاق خصوصی خود بنشینید. این فضای خصوصی را در خانه خود هم دارید.»
کاترین هارل، یکی از شرکای شرکت حقوقی «دنتونز» (Dentons) میگوید که دلتنگ اتاق کار خصوصی خود نشده است. او اتاق کارش را پس از پاندمی کرونا و زمانی از دست داد که شرکت آنها تصمیم گرفت به یک طراحی اداری باز روی آورد. او میگوید: «من اغلب از خانه کار میکنم یا در حال رانندگی به دادگاه یا ملاقات با موکلان خود هستم. راستش داشتن یک اتاق خصوصی در شرکت برای معدود زمانهایی که آنجا هستم، فقط اتلاف فضا و هزینه است.»
اثر فرهنگ بر طراحی ادارات
بسته یا باز بودن محیطهای کار، بستگی زیادی به کشورها و فرهنگهای غالب آنها نیز دارد. در ایالات متحده، سلسلهمراتب، اتاقهای کار خصوصی و فضاهای بسته رواج بیشتری نسبت به اروپا دارد. در طرف دیگر، ژاپن بازترین فضاها را دارد و سلسلهمراتب یا تفکیک فضای کار به کمترین حالت میرسد. همچنین شرکتهای کوچک و نوپا تمایل کمتری به فضای کاری بسته دارند. جین کلی، مدیر استراتژی شرکت معماری «جنسلر» توضیح میدهد: «به عنوان مثال، محل کار مدیرعامل یک استارتآپ اغلب در طبقه همکف و کنار سایر کارکنان است. با این حال، در کسبوکارهای بزرگتر مانند یک بانک، مدیرعامل ترجیح میدهد که اتاق کار اختصاصی خود را داشته باشد.» در هر صورت، روند کلی، کاهش این جداسازیها است. به همین دلیل است که «حتی زمانی که مدیرعامل یک اتاق جداگانه میخواهد، این فضا صمیمیتر و دستیافتنیتر از سابق طراحی میشود و اغلب حس یک اتاق جلسه و گفتوگو را منتقل میکند.» به گفته او، طراحی یک محیط کار و حتی چیدمان لوازمی کماهمیت مانند یک میز، اثرات زیادی بر احساسات و استرس کارکنان میگذارد. ایجاد جایگاه و فضایی دستنیافتنی، اضطرابی ناگزیر با خود به همراه میآورد و این همان جنبه طایفهای زندگی اداری است که در حال کمرنگ شدن است.
جنگ بر سر اتاق رئیس
زمانی که آنا وینتور، مسوولیت سردبیری مجله «ووگ» را به کلویی مال تحویل داد، از دادن کلیدهای اتاق کارش امتناع کرد. در رویدادی دیگر، یک مشاور املاک بریتانیایی کارفرمای خود را به دادگاه کشاند و پیروز هم شد. او در دادگاه استدلال کرد که «به طور نمادین مهم است» که او در بین کارکنان ارشد شرکت بنشیند. ریچل باشا فرانکلین، قائممقام «شورای بریتانیایی امور دفاتر کار»، میگوید که هنوز هم بهترین دفتر کار در هر ساختمان اداری، جایگاه و اعتبار خاص خود را دارد: «اگر یک دفتر کار گوشهای داشته باشید و بسیار به آن و اعتباری که به شما میبخشد، عادت کرده باشید، به سختی میتوانید از آن دل بکنید. رؤسا میکوشند تا دموکراتیک به نظر برسند اما روز تصمیمگیری که میشود، اتاق کار گوشهای را برمیدارند. آنها میخواهند که یک رهبر سازمانی باشند.» ایگلزمن میگوید که تلاش میکند با مدیران ارشد درباره اهمیت اتاق گوشهای صحبت کند: «آیا فقط جایگاه و منزلت ناشی از آن اتاق را میخواهید یا دلیلی فنی وجود دارد و برای کار خود نیازمند سکوت هستید؟ آیا به رویههای قدیمی چسبیدهاید؟» او برای مدیرانی که فقط به دنبال جایگاه و منزلتی متمایز هستند، به دنبال بدهبستانهای ممکن میگردد: «به روشهای مختلفی میتوان جایگاه و اعتبار مورد نیاز اشخاص را به آنها داد.»
نیاز به سکوت و حریم شخصی
البته دلایل عملی خوبی ممکن است پشت خواسته افراد برای داشتن یک اتاق کار ساکت و خصوصی نهفته باشد. سیمون فاولر، مدیر اجرایی «گروه توانمندسازی مردم» که یک سازمان ارائهکننده خدمات منابع انسانی است، تنها فردی در شرکتشان است که یک اتاق کار اختصاصی دارد.
او میگوید: «من ترجیح میدهم که در کنار ۵۰ یا ۶۰ نفر دیگر کار کنم. وقتی در اتاق به تنهایی نشستهای، ناگهان میبینی همه در حال خندیدن هستند. داشتن چنین اتاقی به دلیل جایگاه آن نیست.»
او توضیح میدهد نیازمند حریم شخصی برای پاسخگویی به تماسهای تلفنی و برگزاری جلسات است و اگر چنین اتاقی در اختیار او نبود، به طور دائم باید دنبال یک اتاق جلسات میگشت. فراگیر شدن جلسات آنلاین و حساسیت به صدا پس از عادت به کار از خانه، باعث شده است «همه درباره سکوت و لزوم عایق صوتی صحبت کنند.»
این موضوع را باشا فرانکلین یادآور میشود. بر اساس توضیح او، هنگام تصمیمگیری درباره محیط کار، به درکی عمیقتر از نیازهای شخصیتی و عصبشناسی افراد نیز نیاز داریم. کارولین پونتیفکس، سرپرست شرکت طراحی و چیدمان محیطهای کاری «ساویلز» (Savills) تعدادی از موکلان خود از اعضای هیأتمدیره شرکتهای مختلف را مشاهده کرده است که به دلیل فراگیر شدن جلسات آنلاین به اتاقهای کار خود بازگشتهاند. او میگوید: «بسیاری از آنها طراحی فضای شرکتهایشان را تغییر داده و به محیطهای عمومیتر در کنار سایر کارکنان نقل مکان کرده بودند. با این حال، به دلیل آنکه بسیاری از همکاران در حال برگزاری جلسات آنلاین پشت میزهای خود بودند، به اتاق خود بازگشتهاند. واقعیت آن است که در ۱۰ سال گذشته، سروصدای جلسات کاری، حدود ۳ برابر بیشتر شده است.»
هارل، به عنوان یک رهبر تیم که در برخی از پروندههای حقوقیاش روی «بحرانهای بسیار حساس و محرمانه موکلان تحقیق» میکند، توضیح میدهد: «گاهی که محیط کار شلوغ است، یافتن مکانی که بتوان چند تماس تلفنی حساس انجام داد، چالشبرانگیز میشود.» امروزه، اتاق کار اختصاصی، به عنوان جایگاه و مزیتی برای کارکنان ارشد سازمانها دیده نمیشود. اکنون به احتمال بیشتری، افرادی که ارشدتر هستند، مزیتشان انعطافپذیری و دورکاری بیشتر است و در دفاتر کار نیستند. در عوض میتوان فضاهایی که به عنوان اتاق اختصاصی آنها در نظر گرفته میشد را به عنوان اتاقهای قابل رزرو یا اتاقکهای عایق صوتی برای استفاده در زمانها و وظایف خاص همه کارکنان طراحی کرد.
جداسازی رئیس مزیت دارد؟
باشا فرانکلین میگوید برخی از کارکنان شاید ترجیح دهند که رئیسشان نزدیک آنها نباشد. او به یاد میآورد که در طراحی فضای اداری یک شرکت، قرار شده بود مدیرعامل خارج از اتاق و بین کارکنان بنشیند، اما «یک فضای خالی به شعاعی بزرگ» اطراف مدیرعامل ایجاد شده بود و کسی نزدیک او نمینشست. باشا فرانکلین توضیح میدهد: «در برخی موارد، شاید برخی مدیران شخصیتهای خاصی داشته باشند و بهتر باشد از اتاق جداگانهای استفاده کنند. گاهی کنار مدیرعامل نشستن، مانع پیشرفت شغلی میشود!»
جک پرینگل، مدیر اجرایی شرکت معماری «استودیو پرینگل» و رئیس هیاتمدیره شرکت معماری «ریبا»، از ۲۰ سال پیش شروع به طراحی محیطهای اداری نقشهباز کرده است. او میگوید: «مردم نمیخواهند رئیسشان از اتاق خود بیرون بیاید، چرا که میترسند ببینند که آنها چه کار میکنند. به طور مشابه، رؤسا نیز میترسند که افراد ببینند که آنها چه کار میکنند.»
مت دیویس، استادیار روانشناسی سازمانی مدرسه کسبوکار دانشگاه لیدز با این نظر موافق است. او توضیح میدهد: «کارکنان به این دلیل تمایلی به حذف مرزهای فیزیکی بین خود و مدیرانشان ندارند که باعث میشود احساس کنند در حال مشاهده شدن یا زیر نظر هستند. افراد در حضور مدیران ارشد خود حس تنگنا میکنند و راحتی خود را از دست میدهند» و حتی رفتارشان مصنوعی میشود.
منبع: Financial Times
